L’assessore al Commercio del Comune di Roma, Carlo Cafarotti, mediante il suo profilo Linkedin, traccia un bilancio della sua attività in questo anno che volge al termine. “La fine dell’anno si presta sempre a tirare le somme. Ecco una analisi della mia attività 2018”, il post su facebook dell’assessore, che ha allegato la sua relazione:

Introduzione

Questo articolo contiene una prima analisi quantitativa dell’attività svolta durante l’incarico di governo della Capitale, in qualità di Assessore allo Sviluppo Economico, Turismo e Formazione Lavoro di @Roma Capitale. L’analisi ha in premessa una descrizione degli input utilizzati, degli strumenti e della metodologia per la costruzione degli output, mentre le grandezze di uscita sono state sezionate nei macro-argomenti “Sviluppo Economico – Commercio”, “Turismo” e “Formazione Professionale e Politiche attive del Lavoro”.

Premessa metodologica

Il lavoro dall’Assessorato, e dunque dell’assessore con il suo staff ristretto, è tracciato e monitorato con uno strumento informatico di gestione delle attività, come si usa fare nel Project Management; in questo strumento vengono collezionate le informazioni analitiche delle attività in corso, ivi inclusi gli appunti ed i verbali relativi ai singoli colloqui e incontri. Questa base informativa contiene sia le attività dovute agli obiettivi strategici dell’amministrazione (DUP – Documento Unico di Programmazione) sia le attività implementate a seguito delle istanze che emergono nel confronto con le parti socialinonché a valle dei vari incontri.

Fuori dal perimetro informativo ci sono: le email sulla casella personale dall’assessore, gli speech e gli interventi dell’assessore (convegni, incontri pubblici, etc.), i testi degli atti assessorili e di Giunta (memorie, delibere, direttive, note, etc.), così come l’attività di comunicazione a mezzo stampa e social media. Si è scelto di tenere fuori dall’analisi questo tipo di informazioni perché, qualora sostanzialmente rilevanti, queste vengono in automatico ricomprese nel monitoraggio delle attività e comunque, in linea più generale, tutti questi contenuti sono alternativamente la genesi o il risultato delle attività in corso.

Turismo

Questa macro-sezione turistica ha visto impegnato l’Assessorato su 41 attività, declinate in 661 azioni (mediamente 16.12 azioni per ciascuna attività); dall’analisi delle parole contenute nello strumento di monitoraggio suddetto, emerge una #TagCloud come segue:

Guardando estesamente la TagCloud si possono fare moltissime riflessioni, ma limitando queste osservazioni al minimo, dal punto di vista qualitativo, non possiamo non notare che dire Turismo a Roma, richiama fortemente la parola @Zetema (società partecipata di Roma Capitale), a cui si aggiungono le parole @Convention Bureau, @ADR e @Fiera di Roma. C’è poi un asse di parole che lega #Web, #Redazione, #GPS e #Feedback, mentre tra le relazioni con le altre strutture capitoline, emerge #Mobilità, #Sicurezza e #SIMU (Sviluppo Infrastrutture e Manutenzione Urbana). Ultimo, ma non meno importante, è l’enorme importanza che riveste l’argomento #Dati, #Informazioni, #Classificazione, #Sistema e @Regione Lazio, argomento su cui siamo molto focalizzati e dove abbiamo un’attività strategica in corso (Big Data Turismo).

Sviluppo Economico – Commercio

La macro-sezione legata alle Attività Produttive ha visto impegnato l’Assessorato su 82 attività, declinate in 1000 azioni (mediamente 12.2 azioni per attività); dalla medesima analisi delle parole, emerge una #TagCloud come segue:

Ancora una volta le riflessioni qualitative possono essere diverse, ma rimarchiamo il dominio delle parole #MasterPlan, #Associazioni, #Sviluppo Capitale che va di pari passo a @Regione Lazio. Da notare anche le parole #AGS, #Mercati e #Servizi, oltre alla terna #Aziende, #Qualità, #MadeinRome. Piuttosto articolata e complessa la dialettica in questa macro-area, così come la struttura delle tematiche e delle azioni, sulle cui osservazioni estese rimandiamo ad altra pubblicazione.

Formazione Professionale – Politiche attive del Lavoro

Questa macro-sezione legata al Lavoro e alla Formazione, ha visto impegnato l’Assessorato su 35 attività, declinate in 403 azioni (mediamente 11.5 azioni per attività); dall’analisi delle parole contenute nello strumento di monitoraggio suddetto, emerge una #TagCloud come segue:

Oltre alle parole che era lecito attendersi, quelle per così dire ‘comandate’ come #Formazione, #Dipartimento, #C.F.P. (Centri Formazione Professionale) e #C.O.L. (Centri di Orientamento al Lavoro), da sottolineare l’importanza delle parole #Personale, #Investimenti e #Municipi, quasi a sottolineare un asse di lavoro ben preciso, e dunque fattori produttivi specifici. Le parole che trovo distintive sono sicuramente #Moda, #Mestieri, #Autopromozione, #Arti, #Fondi e #REI (Reddito di Inclusione).

Dati di Lavoro – Risorse Umane

Lo staff di assessorato ha visto, nell’intervallo 14/05/2018 – 21/12/2018, il lavoro di 15 persone (non continuativo); il numero di FTE medio è pari a 9,8 (FTE) su un totale di 151 giorni lavorativi effettivi; gli FTE dedicati ai processi di autoamministrazione e di segreteria/protocollo dello staff sono pari a 2,4 (FTE) mentre sono impegnati in produzione i restanti 7,4 (FTE); la esigenza nel 2019 è arrivare a 13 (FTE), livello che ritengo idoneo per il carico di lavoro effettivo e congruente con le esigenze di produzione, a numero di deleghe invariato.

Stimo che le ore lavorate nel periodo di riferimento siano state 10’972 (h), di cui 2’779 (h) in attività di autoamministrazione e segreteria/protocollo, mentre 8’193 (h) sono in produzione. La percentuale di ore necessarie all’autoamministrazione è dunque oltre il 25%, un livello molto alto che però ci racconta anche della struttura dei costi operativi, frutto del formalismo e della tipologia dei processi amministrativi in un Assessorato di Roma Capitale. Già nel 2019 questo rapporto scenderà sotto il 20%, livello che però stimo incomprimibile, nella organizzazione peculiare di Roma.

Nell’organizzazione capitolina più estesa, ricordo che fanno capo all’Assessorato il Dipartimenti Sviluppo Economico e Attività Produttive ed il Dipartimento Turismo, Formazione Professionale e Lavoro che sono demandati all’attuazione amministrativa delle politiche di governo.

Il numero di tematiche/attività trattate sono in totale 158, con un declinazione in sotto-attività/azioni pari a 2’064 (secondo la relativa WBS). Il rapporto tra le ore lavorate in produzione e le attività trattate è pari a 51,9 (h) mentre, declinando per ciascuna singola azione il rapporto, si evidenzia che ogni sotto-attività impegna 3,97 (h).

In via preventiva, e riguardo alle grandezze chiavi relative alle Risorse Umane, dai numeri sopra esposti possiamo dire che quando l’Assessore decide di affrontare una tematica, questa impegnerà in media 52 ore uomo per la produzione del contenuto, un overhead di lavoro pari a 18 ore di segreteria, di almeno 1 ora di comunicazione, e che ciascuna tematica trattata si declina mediamente in 13 sotto-attività e azioni puntuali.

Conclusioni

Che le deleghe assunte con questa nomina fossero estese, ne avevo la completa sensazione già in fase di presa servizio, ma analizzando il track record delle attività mi sono anche sorpreso della quantità di lavoro realmente erogata, ed i contorni di questo lavoro emergono chiaramente dall’analisi. Gli aggiustamenti del mio operato sono composti di diversi step, tra cui:

implementazione dello staff assessorile;

verifica della organizzazione dei due Dipartimenti che fanno capo al mio assessorato, con analisi puntuale dei carichi di lavoro di ciascuna struttura;

introduzione delle misurazioni dei servizi resi, che diano la cifra esatta di quanto e come funzioni la catena di trasmissione, con l’individuazione dei correttivi laddove necessari.

Credo infine sia fondamentale concentrare le forze su specifiche attività, dosando lo sforzo dell’intero staff nelle sole sfide prioritarie e, al contempo, imparare a dire inderogabilmente NO alle istanze che arrivano su tematiche di improbabile o irrilevante soluzione (credetemi, arriva di tutto!); ciò chiaramente penalizzerà il consenso, ma disperdere energie su filoni improduttivi significa solamente perdere tempo (come sopra misurato) senza portare alcun apprezzabile risultato per la Città di Roma e senza delivery concreti per il mio operato, circostanza da evitare con precisione chirurgica.

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